En Colombia, el máximo órgano social puede reunirse para celebrar reuniones ordinarias y extraordinarias de manera presencial, no presencial o mixta. En el caso de las reuniones no presenciales, la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades establece como lineamiento que las actas de la reunión deben elaborarse y asentarse en el libro de actas dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha en que concluyó la reunión, o en que se recibieron los votos por escrito. Adicional a esto, el acta deberá ser firmada por el representante legal de la sociedad y el secretario, o en su defecto por alguno de los asociados o miembros.
Frente a esto, la Superintendencia de Sociedades aclaró que, cuando no se incluyen las firmas mencionadas anteriormente en el acta, aquella no adquiere plena validez probatoria. Esto quiere decir que el acta no sería prueba suficiente de los hechos que consten en ella. Igualmente, aclaró que la inclusión de las actas derivadas de una reunión no presencial en el libro de actas de la sociedad dentro del término establecido por la ley es una obligación legal, por lo cual, en caso de incumplimiento la Superintendencia de Sociedades, en ejercicio de sus funciones, podrá imponer multas o sanciones a la Sociedad.
Finalmente, la entidad reiteró que el representante legal de la sociedad tiene la obligación legal de dejar constancia en el acta de la reunión no presencial la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Las decisiones tomadas desconociendo las reglas de convocatoria y quórum consagradas en la ley o en los estatutos sociales serán ineficaces. Esto quiere decir que no producen efectos sin que se requiera declaración judicial.